Informativa Privacy

Informativa relativa al trattamento dei dati personali

La Fondazione MAXXI nello svolgimento della propria attività garantisce la protezione e la sicurezza dei dati personali che le sono comunicati da persone fisiche o giuridiche o da altri soggetti, con particolare attenzione alla sicurezza dei dati personali di quanti visitano o che utilizzano i servizi presentati nel sito internet www.maxxi.art (di seguito anche il “sito”).

La informativa di seguito descritta è stata predisposta in ottemperanza a quanto previsto dal regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento dei dati è la Fondazione MAXXI con sede in via Guido Reni, 4/A – 00196 Roma (e-mail: segreteria@fondazionemaxxi.it – telefono: 06-324861)

TIPOLOGIA DEI DATI PERSONALI
La Fondazione MAXXI, per le proprie finalità istituzionali, può raccogliere le seguenti categorie di dati personali che la riguardano:
Dati relativi ai componenti degli organi e al personale della Fondazione: le informazioni previste dalla legislazione vigente, con particolare riferimento agli obblighi di pubblicità di cui al d.lgs. n.33/2013 e s.m.i.
Dati relativi alla gestione di rapporti contrattuali: le informazioni previste dalla legislazione vigente (in particolare, il d.lgs. 18 aprile 2016, n.50 s.m.i., e a la disciplina legislativa e contrattuale relativa ai rapporti di lavoro dipendente e autonomo) per il procedimento, la stipula e la gestione di contratti comunque denominati, ivi compresi gli accordi, comunque definiti, con gli artisti e/o i titolari di diritti sulle opere esposte.
Dati relativi al pubblico: le informazioni relative ai dati anagrafici (ad esempio: nome, cognome, sesso, residenza, indirizzo, data di nascita) e dati di contatto (ad esempio: numero di telefono, numero di cellulare, indirizzo e-mail, numero di fax); altre informazioni rese volontariamente, in particolare circa professione e titolo di studio, nonché i motivi di visita e il gradimento dell’offerta culturale (customer satisfaction); dati relativi alle transazioni commerciali per l’acquisto del titolo di accesso e di altri servizi (ad esempio, codice fiscale, partita iva, domicilio fiscale)
Dati relativi agli utenti del sito www.maxxi.art: per quanto riguarda le informazioni raccolte tramite cookie, nessun dato personale degli utenti viene in proposito acquisito dal sito; non viene fatto uso di cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati i c.d. cookie persistenti di alcun tipo, ovvero sistemi per il tracciamento degli utenti.
A quanti trasmettono dati personali, la Fondazione MAXXI – sul proprio sito, o in apposita modulistica – chiede conferma della disponibilità all’utilizzo dei dati personali per le finalità ivi esplicitate, nonché dell’avvenuta presa visione della presente informativa, ed invita alla tempestiva comunicazione di eventuali modificazioni per mantenere sempre aggiornati i dati.

LE FINALITA’ DI UTILIZZAZIONE DEI DATI PERSONALI
Il trattamento di dati personali da parte della Fondazione MAXXI deve essere legittimato da uno dei presupposti giuridici previsti dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, come di seguito descritti:
a) Rispetto degli obblighi di trasparenza imposti dalla normativa vigente agli organismi di diritto privato in controllo pubblico, come ulteriormente precisati dalle deliberazioni dell’Autorità nazionale anticorruzione. Il trattamento è pertanto necessario per adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto la Fondazione MAXXI.
b) Adempimenti conseguenti all’esercizio del diritto di accesso, dell’accesso civico, e di analoghi istituti disciplinati dalla legge. Il trattamento è necessario per adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetta la Fondazione MAXXI.
c) Predisposizione, conclusione ed esecuzione di contratti e accordi comunque denominati, nel rispetto della legislazione vigente in materia di contratti pubblici, nonché di contratti di lavoro subordinato e autonomo, ivi compresi gli accordi, comunque definiti, con gli artisti e/o i titolari di diritti sulle opere esposte. Il trattamento è necessario per l’esecuzione dei contratti e accordi nei quali l’interessato è parte o ai fini della conclusione dei contratti e accordi comunque denominati.
d) Mappatura statistica del pubblico per il miglioramento continuo dell’offerta culturale della Fondazione, per età, sesso, residenza, titolo di studio, professione, motivi di visita, specifici interessi, gradimento dell’offerta culturale e dei servizi resi dalla Fondazione. A tal fine è necessario che l’interessato esprima il proprio consenso al trattamento dei dati personali.
e) Rilevazione della customer satisfaction per i servizi resi dalla Fondazione e/o dai gestori dei servizi in concessione. A tal fine è necessario che l’interessato esprima il proprio consenso al trattamento dei dati personali.
f) Gestione delle transazioni commerciali per i titoli di accesso (biglietti, singoli e cumulativi, abbonamenti “myMAXXI”, adesione agli “Amici del MAXXI”, ecc.). Il trattamento è necessario per l’esecuzione di un contratto nel quale è parte l’interessato o ai fini della conclusione del contratto.
g) Diffusione di newsletter, inviti e altre comunicazioni sulle attività della Fondazione, in formato digitale e/o cartaceo. A tal fine è necessario che l’interessato esprima il proprio consenso al trattamento dei dati personali.
h) Predisposizione di elenchi di personalità con cariche istituzionali e/o in organismi di alta rilevanza culturale, scientifica o sociale per finalità di cerimoniale (inviti d’onore a mostre o eventi). Il trattamento è necessario per le finalità di interesse pubblico perseguite dalla Fondazione MAXXI.
i) Finalità connesse alla organizzazione e gestione di servizi educativi, didattici e formativi, ivi compreso l’eventuale riconoscimento di crediti formativi o l’attribuzione di attestati di partecipazione e/o di merito. Il trattamento è necessario per le finalità di interesse pubblico perseguite dalla Fondazione MAXXI.
j) Svolgimento di procedimenti di qualsiasi tipo preceduti da bandi o avvisi pubblici comunque denominati. Il trattamento è necessario per adempiere ad un obbligo legale.
k) Vendita on line di prodotti relativi all’attività culturale della Fondazione (a titolo di esempio, cataloghi, altre pubblicazioni, multipli d’artista, riproduzioni di opere, ecc.). Il trattamento è necessario per l’esecuzione di un contratto con l’interessato o ai fini della conclusione del contratto.
l) Sollecitazione di contributi liberali comunque denominati, anche se agevolati con detrazioni e/o crediti d’imposta, ivi compresi i contributi rientranti nella normativa dell’Art bonus e le dichiarazioni per il c.d. “5 per mille”. Il trattamento è necessario per le finalità di interesse pubblico perseguite dalla Fondazione MAXXI.
m) Conformità ad ulteriori richieste giuridicamente vincolanti per adempiere un obbligo legale, regolamenti o provvedimenti dell’autorità giudiziaria, nonché per difendere un diritto in sede giudiziaria
Il rifiuto di fornire i dati personali, quando la loro comunicazione è obbligatoria per legge, impedisce l’assolvimento dei obblighi legali ed eventualmente espone l’interessato alle sanzioni previste dell’Ordinamento. Il rifiuto di fornire i dati personali necessari per la conclusione o la esecuzione di un contratto, espone l’interessato a responsabilità per inadempimento.
N.B. Il consenso all’utilizzo dei dati può essere revocato in ogni momento inviando una e-mail all’indirizzo privacy@fondazionemaxxi.it o utilizzando specifico link creato sul sito www.maxxi.art per la cancellazione dei dati.

LA SICUREZZA DEI DATI
La Fondazione MAXXI utilizza adeguate misure di sicurezza al fine di migliorare la protezione e la manutenzione della sicurezza, dell’integrità e dell’accessibilità dei dati personali che le sono affidati. Tutti i dati personali sono conservati su server sicuri (o copie cartacee sicure) o su quelli dei nostri fornitori o dei nostri partner commerciali, e sono accessibili ed utilizzabili in base ai nostri standard e alle nostre policy di sicurezza (o standard equivalenti per i nostri fornitori o partner commerciali).

DURATA DELLA CONSERVAZIONE DEI DATI
Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti o per qualsiasi altra legittima finalità collegata. Pertanto se i dati personali sono trattati per due differenti finalità, conserveremo tali dati fino a che non cesserà la finalità con il termine più lungo, tuttavia non tratteremo più i dati personali per quella finalità il cui periodo di conservazione sia venuto meno.
I dati personali che non siano più necessari, o per i quali non vi sia più un presupposto giuridico per la relativa conservazione, vengono anonimizzati irreversibilmente (e in tal modo possono essere conservati) o distrutti in modo sicuro.
I dati personali acquisiti dalla Fondazione MAXXI, nei modi e per le finalità di cui alla presente informativa, sono conservati di norma per anni 5, con le seguenti eccezioni:
Adempimento degli obblighi contrattuali: i dati trattati per adempiere alle obbligazioni contrattuali potranno essere conservati per tutta la durata del contratto e comunque non oltre i successivi 10 anni, al fine di verificare eventuali pendenze ivi compresi i documenti contabili (ad esempio fatture).
Finalità di indagini di mappatura del pubblico (cfr. lettera d) e customer satisfaction (cfr. lettera e): i dati trattati per questa finalità saranno conservati per 12 mesi dalla data in cui la Fondazione ha ottenuto l’ ultimo consenso per tale finalità (ad eccezione dell’opposizione a ricevere ulteriori comunicazioni).
Diffusione di newsletter, inviti e altre comunicazioni sulle attività della Fondazione. I dati trattati per questa finalità saranno conservati per 24 mesi dalla data in cui la Fondazione ha ottenuto l’ultimo consenso per tale finalità.
Nel caso di controversie in qualsiasi sede, laddove la Fondazione agisca o resista ad altrui azioni, per il tempo ragionevolmente necessario trattare per tali fini secondo le specifiche normative settoriali.

COMUNICAZIONE DEI DATI A TERZI
I dati personali acquisiti possono essere comunicati a terzi che collaborano con la Fondazione MAXXI per il raggiungimento delle finalità istituzionali o per osservare a obblighi di legge alla quale è tenuta. La Fondazione MAXXI comunica ai destinatari cui sono trasmessi i dati le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. L’elenco specifico dei destinatari è disponibile su richiesta degli interessati scrivendo all’indirizzo email: privacy@fondazionemaxxi.it.
In ogni caso, nella modulistica utilizzata dalla Fondazione, in formato elettronico o cartaceo, il titolare dei dati personali è esplicitamente invitato ad autorizzare, separatamente:
a) Il trattamento dei dati per le finalità espressamente indicate
b) Il trattamento dei dati per scopi statistici
c) Il trattamento dei dati per scopi promozionali
d) Il trattamento dei dati per indagini di mercato
e) L’eventuale cessione, per le medesime finalità, ad istituzioni, associazioni, aziende o altri soggetti che siano partner della Fondazione MAXXI.

CONTATTI, SEGNALAZIONI E RECLAMI
Il ruolo di responsabile della protezione dei dati (DPO) secondo quanto previsto dal REGOLAMENTO (UE) 2016/679 è svolto da un professionista esterno, con specifica competenza ed esperienza, in accordo con Federculture, l’associazione nazionale degli enti pubblici e privati, istituzioni e aziende operanti nel campo delle politiche e delle attività culturali.
Per tutte le questioni relative al trattamento dei propri dati personali e all’esercizio dei propri diritti può essere contatto il Responsabile della protezione dei dati (DPO) al seguente indirizzo: privacy@fondazionemaxxi.it.
Chiunque abbia trasmesso alla Fondazione MAXXI propri dati personali ha diritto a chiedere:
– l’accesso ai suoi dati personali
– la portabilità dei dati
– la rettifica dei dati in nostro possesso
– la cancellazione di qualsiasi dato nei casi previsti dalla normativa vigente
– la limitazione di trattamento dei dati
– l’opposizione al trattamento ove previsto dalla normativa applicabile

L’esercizio di tali diritti soggiace ad alcune eccezioni finalizzate alla salvaguardia dell’interesse generale e all’interesse pubblico (ad esempio la prevenzione o l’identificazione di reati), dei diritti e delle libertà altrui e di interessi giuridicamente rilevanti della stessa Fondazione MAXXI. La Fondazione MAXXI risponderà tempestivamente a tutte le istanze trasmesse ai sensi della presente informativa.
In ogni caso gli interessati possono inoltrare reclami all’autorità responsabile della protezione dei dati (Garante per la protezione dei dati personali), utilizzando gli estremi reperibili sul sito www.garanteprivacy.it.